Ügyfélesemény kezelő

Tudom, hogy elfelejtettem valamit, de nem tudom, hogy mit!

Minél több dolgot akarunk fejben tartani, annál nagyobb az esélye annak, hogy elfelejtünk valamit, ami normál esetben nem olyan nagy probléma, de mondjuk elfelejteni adóelőleget utalni, vagy ismétlődő szolgáltatást kiszámlázni már nem is annyira vicces.

Csak egy ember tudja, hogy mi történt ezzel az ajánlattal, de ő szabadságra ment...

Nem beszélve arról, hogy ha van egy munkatárs, akinek egyébként az lenne a feladata, hogy segítsen bizonyos dolgokat megcsinálni, biztos olyankor jut eszünkbe feladatot adni neki, amikor vagy nincs ott, vagy hétvége van, vagy az órára pillantva azt látjuk, hogy Ő még (már) nem dolgozik.

A feladatok delegálása és számonkérése egy bonyolult folyamat, sokan pont azért nem találnak szoftveres megoldást mert még ők saját maguk sem tudják megfogalmazni, hogy mit akarnak, a piac meg elönti őket mindenféle hangzatos rövidítéssel (CRM ERP DMS MIS), ami csak növeli a bizonytalanságot, közben naponta több olyan ügyfélhez köthető esemény éri el vállalkozásukat, amivel bizony valakinek valami dolga van.

Ahogyan az emeletre vezető lépcsőt sem egy lépésben tesszük meg, úgy az ügyfélesemények által generálta feladatok menedzselése sem oldható meg egy lépésben, de ha meg akarjuk oldani, akkor legalább az első lépcsőfokot meg kell lépni!

A megoldáshoz egy kicsit rendet kell raknunk összekuszálódott gondolatainkban

Tapasztalataink alapján az alábbi négy kérdés az, ami a legtöbbször felmerül feladatkezeléssel kapcsolatban:

  • Kinek a feladata?
  • Mi van ezzel a feladattal?
  • Ki csinálta meg ezt a feladatot?
  • Mi lett a feladat végeredménye?

Ez azt jelenti, hogy

  • ha ügyfél viszonylatban nyilvántartjuk a feladatainkat,
  • amihez munkatársat tudunk társítani
  • és feladatoknak van állapota,
  • valamit a feladathoz írásos üzenetváltás tartozik,

akkor bármikor megtudhatjuk, hogy egy feladat:

  • milyen feladatok vannak,
  • hogy kinek a feladata,
  • mi a feladat állapota és
  • láthatjuk a feladattal kapcsolatos teljes kommunikációt.

A sikeres feladat kezelés és feladat kiadás receptje (ami nekünk bevált)

A feladatkezelés nem ördöngösség, ha betartunk és betartatunk néhány alapvető szabályt:

  • 1. Tartsd nyilván a feladatokat, még akkor is, ha az a saját feladatod!
  • 2. Mindig legyen a feladatnak felelőse!
  • 3. A feladat mindig a megfelelő állapotban legyen!
  • 4. Bármilyen információ keletkezik a feladattal kapcsolatban, azt írd meg a feladathoz!
  • 5. Minden nap kezeld a feladataidat!
  • 6. A nap végére sose maradjon lejárt vagy aznapi feladatod!

Ügyfélesemény nyilvántartó

Amikor szembesültünk a fenti problémákkal, elkezdtünk kifejleszteni egy rendszert, ami támogatja ezt a feladatkezelési szemléletet. Mi ezt a rendszert Ügyfélesemény nyilvántartónak kereszteltük el és a mai napig ebben szervezzük a bevétel megszerzéséhez kapcsolódó feladatokat.

Nézd meg az alábbi videót, abban betekintést nyerhetsz az Ügyfélesemény nyilvántartó működésébe!